Regulamin 2019

Regulamin VIII Międzyuczelnianego Sympozjum Biotechnologicznego „Symbioza” imienia profesora Krzysztofa W. Szewczyka

1. Konferencja nosi nazwę VIII Międzyuczelniane Sympozjum Biotechnologiczne „Symbioza” imienia profesora Krzysztofa W. Szewczyka (nazwa skrócona VIII MSB Symbioza) i jest zwana dalej Konferencją.

2. Organizatorem Konferencji jest Warszawskie Stowarzyszenie Biotechnologiczne „Symbioza” (nazwa skrócona WSB Symbioza), zwane dalej Organizatorem.

3. Konferencja odbywa się w dniach 17-19 maja 2019 roku na terenie Wydziału Matematyki i Nauk Informacyjnych Politechniki Warszawskiej w Warszawie.

4. W ramach konferencji odbędą się sesje prezentacji ustnych, sesje posterowewykłady zaproszonych gości oraz wykłady branżowe wybranych firm sponsorujących wydarzenie.

5. Możliwe formy uczestnictwa to:

  • a) Uczestnictwo aktywne – autorzy lub współautorzy pracy prezentowanej podczas sesji ustnej oraz sesji posterowej,
  • b) Uczestnictwo bierne – wolni słuchacze podczas Konferencji,
  • c) Uczestnictwo zaproszonych gości – goście wygłaszający wykłady plenarne, goście honorowi, sponsorzy, organizatorzy warsztatów i inne osoby zatwierdzone przez organizatora,
  • d) Przedstawiciele mediów – osoby posiadające akredytację udzieloną przez Organizatora.

6. Uczestnicy aktywni i bierni są w dalszej części Regulaminu określani jako Uczestnicy.

7. Oficjalnymi językiem konferencji jest języki angielski. Uczestnicy aktywni zobowiązani są przygotować prezentację lub poster w języku angielskim. W trakcie prezentacji prowadzonych w języku angielskim nie jest przewidziane tłumaczenie ich na język polski. W trakcie rejestracji będzie możliwość poproszenia o tłumaczenie wykładów na Polski Język Migowy.

8. Opłata konferencyjna uprawniająca do udziału w konferencji wynosi 100 zł (w przypadku pozyskania dodatkowych środków może ona ulec zmniejszeniu). Konferencja ma charakter niekomercyjny. Wszelkie pieniądze wpłacone przez Uczestników przeznaczane są na pokrycie kosztów organizacji Konferencji. Z opłaty zwolnieni są zaproszeni goście, przedstawiciele mediów oraz Organizatorzy.

9. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji po dokonaniu opłaty konferencyjnej, Organizator nie jest zobowiązany do zwrotu wpłaconych środków Uczestnikowi, w szczególności gdy rezygnacja nastąpiła już po wydrukowaniu i przygotowaniu pakietów konferencyjnych.

10. Na życzenie Uczestnika, Organizator wystawia fakturę. Uczestnicy, którzy chcą otrzymać fakturę zobowiązani są wypełnić odpowiednie pola w formularzu rejestracyjnym. Organizator nie bierze odpowiedzialności za skutki podania niepoprawnych danych.

11. Uczestnicy Konferencji uprawnieni są do:

  • a) Uczestnictwa we wszystkich sesjach prezentacji ustnych,
  • b) Uczestnictwa we wszystkich sesjach posterowych,
  • c) Uczestnictwa we wszystkich wykładach plenarnych,
  • d) Uczestnictwa w imprezach integracyjnych,
  • e) Otrzymania pakietu konferencyjnego,
  • f) Otrzymania certyfikatu uczestnictwa,
  • g) Udziału w przerwach kawowych,
  • h) Dwóch posiłków – jednego w sobotę, a drugiego w niedzielę.

12. Wszyscy Uczestnicy Konferencji otrzymają certyfikat uczestnictwa

  • a) Certyfikat uczestnictwa wydawany jest w języku angielskim,
  • b) Certyfikat zawiera nazwę, datę i miejsce Konferencji, informacje o nazwisku Uczestnika, formie uczestnictwa oraz, w przypadku uczestników aktywnych, tytule prezentowanej pracy,
  • c) Certyfikat uczestnictwa wystawiany jest na podstawie formularza rejestracyjnego,
  • d) W przypadku Uczestników aktywnych będących współautorami więcej niż jednej pracy, muszą oni zadeklarować tytuł jednej z prac, który pojawi się na certyfikacie uczestnictwa,
  •  e) Organizator nie bierze odpowiedzialności za wszelkie błędy powstałe na skutek błędnego wypełnienia formularza rejestracyjnego.

13. Podstawową formą komunikacji z Uczestnikami Konferencji jest strona internetowa Konferencji, lista mailingowa Konferencji, a w nagłych wypadkach telefon podany przez Uczestnika podczas rejestracji na Konferencję.

14. Na Konferencję będą przyjmowane prace w formie prezentacji ustnych i posterów naukowych. Prezentacje ustne i posterowe muszą dotyczyć oryginalnych badań autorów pracy.

15. Selekcja aktywnych Uczestników dokonywana jest na podstawie streszczeń (abstraktów) składanych przez autorów poprzez stronę internetową Konferencji.

  • a) Każdy uczestnik może być głównym autorem tylko jednej zgłoszonej pracy,
  • b) Każdy uczestnik może być współautorem dowolnej liczby zgłoszonych prac,
  • c) Głównymi autorami prac mogą być studenci studiów I, II i III stopnia bądź równoważnych studiów jednolitych, studiów doktoranckich lub innych równoważnych form wykształcenia (zwani dalej studentami i doktorantami). W przypadku wątpliwości ostateczna decyzja dopuszczeniu do udziału w konferencji podejmowana jest przez Organizatora,
  • d) Głównym autorem zgłoszonej pracy, nie może być osoba posiadająca tytuł doktora, równoważny lub wyższy,
  • e) Współautorami prac mogą być również osoby posiadające tytuł doktora, bądź wyższy, ale większość wkładu pracy musi być włożona przez studentów bądź doktorantów. W przypadku wątpliwości dotyczących wkładu pracy studenta lub doktoranta, pracownik naukowy będący współautorem pracy poproszony zostanie o deklaracje dotycząca wkładu w daną pracę,
  • f) Nie ma limitu współautorów pracy, jednak Organizator zwraca się do Uczestników o zachowanie rozsądku w tej kwestii,
  • g) Kwalifikacja głównego autora pracy nie oznacza automatycznej kwalifikacji wszystkich współautorów, 
  • h) Aktywnym uczestnikiem konferencji może być członek WSB Symbioza. 

16. Ocena streszczeń dokonywana jest przez Komisję Oceniającą powoływaną przez Przewodniczącego Działu Nauki WSB Symbioza.

  • a) Personalia osób wchodzących w skład Komisji Oceniającej nie są udostępniane Uczestnikom,
  • b) Przewodniczący Działu Naukowego powołuje Przewodniczącego Komisji Oceniającej, który nadzoruje i koordynuje jej prace. Przewodniczący Komisji Oceniającej może być jednocześnie recenzentem nadesłanej pracy. Przewodniczący Komisji Oceniającej nie podlega lit. a. i e. niniejszego punktu Regulaminu,
  • c) W skład Komisji Oceniającej wchodzą osoby posiadające wiedzę i doświadczenie w dziedzinach, których dotyczy dany abstrakt,
  • d) Każda praca jest oceniana przez dwóch recenzentów, a w przypadku zdecydowanie rozbieżnych opinii powoływany jest dodatkowy recenzent,
  • e) Recenzenci nie są informowani o personaliach, afiliacji ani poziomie studiów autora pracy. Jedyne informacje przesyłane recenzentom to tytuł i treść abstraktu,
  • f) W przypadku wystąpienia konfliktu interesów (np. bliska znajomość recenzenta z autorem pracy) powoływany jest inny recenzent posiadający kompetencje w danej dziedzinie,
  • g) Wszelkie próby wywierania nacisków na Komisję Oceniającą powodują automatyczną dyskwalifikację pracy,
  • h) Przewodniczący Komisji Oceniającej, w porozumieniu z Przewodniczącym działu Naukowego, może zdecydować o dyskwalifikacji pracy bez kierowaniu jej do recenzji z uwagi na rażąco niski poziom merytoryczny lub językowy pracy, bądź niespełnienie wymogów formalnych,
  • i) Organizator nie jest zobowiązany do informowania Uczestników o powodzie odrzucenia ich pracy i opiniach recenzentów, może jednak tego dokonać, gdy nie grozi to ujawnieniem tożsamości recenzenta i wyrazi on na to zgodę,
  • j) Zgłaszana praca nie może być wcześniej prezentowana na innych konferencjach w tej samej formie, w szczególności na poprzednich edycjach MSB Symbioza. Zgłoszenie pracy identycznej jak na innej konferencji powoduje automatyczną jej dyskwalifikację,
  • k) Ostatecznej decyzji o kwalifikacji i przydziale do sesji naukowej dokonuje Przewodniczący Komisji Oceniającej w porozumieniu z Przewodniczącym Działu Naukowego i Redaktorem Technicznym. Od tej decyzji Uczestnikowi nie przysługuje odwołanie.

17.  Podczas sesji ustnych autorzy zobowiązani są do przygotowania 10-minutowego wystąpienia wraz z prezentacją multimedialną. Po prezentacji przeznaczone będzie 5 minut na pytania.

  • a) Wszystkie prezentacje powinny być przegrane na komputer z którego będą prezentowane przed rozpoczęciem danej sesji wystąpień ustnych,
  • b) Uczestnicy nie mogą przedstawiać prezentacji przy użyciu własnych komputerów,
  • c) Praca może być prezentowana tylko przez jednego z jej autorów, musi to być student lub doktorant,
  • d) Podczas dyskusji i odpowiedzi na pytania głos zabierać mogą wszyscy współautorzy pracy.

18. Organizatorzy podczas sesji posterowej zapewniają miejsce przeznaczone do powieszenia posteru w formacie nie przekraczającym A0 i układzie pionowym. Organizatorzy nie gwarantują miejsca na zawieszenie większych i nietypowych formatów. Poster może zostać niedopuszczony do sesji, jeśli jego wymiary utrudniałyby powieszenie i prezentacje posterów innych autorów, które spełniają wymogi formalne.

19. W trakcie Konferencji odbywa się konkurs na najlepsze prezentacje ustne i postery.

  • Oceny prezentacji dokonuje Komisja Oceniająca oraz Uczestnicy, 
  • Komisja Oceniająca osobno ocenia pracę:
  1. – Studentów I i II stopnia,
  2. – Doktorantów.

20. Członkowie, byli członkowie i członkowie wspomagający WSB Symbioza mogą brać udział w konkursie na najlepszą pracę, jednakże podlegają jedynie ocenie Uczestników (nagroda publiczności). Nie są zaś oceniani przez Komisję Oceniającą. Ich postery i prezentacje ustne powinny być wyraźnie oznaczone w widocznym miejscu. Osoby te oraz zespoły, w których skład wchodzą, nie mogą być nagrodzone podczas Konferencji nagrodą ani wyróżnieniem Komisji Oceniającej.

21. Szczegółowe zasady oceny prezentacji zawarte są w Regulaminie przeprowadzania konkursu na najlepszą prelekcję i poster

22. Autorzy nagrodzonych prac zobowiązani są do podpisania protokołu odbioru nagród. Nagrody rzeczowe nie podlegają wymianie na ich równowartość w gotówce.

23. W przypadku wykrycia plagiatu na jakimkolwiek etapie konferencji (od zgłoszenia abstraktu do prezentacji wyników), praca jest dyskwalifikowana, powiadamiana jest jednostka macierzysta Uczestnika oraz odpowiednie organy przewidziane w polskim prawie.

24. Poprzez przesłanie formularza rejestracyjnego Uczestnik zgadza się na:

  • a) Przetwarzanie przez Organizatora danych osobowych Uczestnika takich jak imię i nazwisko, płeć, e-mail, numer telefonu komórkowego, adres zamieszkania, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia Konferencji. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Warszawskie Stowarzyszenie Biotechnologiczne “Symbioza” zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzanie danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Uczestnik może wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych kontaktując się z WSB “Symbioza” przed adres mailowy kontakt@symbioza.edu.pl,
  • b) Publikację imienia, nazwiska, afiliacji i adresu mailowego w książce abstraktów i ewentualnych innych materiałach konferencyjnych,
  • c) Przesyłanie przez Organizatora informacji o innych projektach WSB Symbioza, w szczególności kolejnych edycjach Konferencji na adres mailowy podany podczas rejestracji,
  • d) Wykorzystanie wizerunku na zdjęciach, filmach i innych materiałach promocyjnych konferencji w tym umieszczenie ich na stronach internetowych i portalach społecznościowych Organizatora. Organizatorzy zobowiązują się do nieprzekazywania danych osobowych Uczestnika podmiotom trzecim bez zgody Uczestnika.

25. We wszystkich kwestiach spornych nieujętych w niniejszym Regulaminie głos decydujący należy do Organizatora.

Regulamin przeprowadzania konkursu na najlepszą prelekcję i poster podczas VIII Międzyuczelnianego Sympozjum Biotechnologicznego „Symbioza”

I. Ustalenia wstępne

1. Podczas konferencji odbywają się równolegle 3 konkursy:

  • a) Konkurs na najlepsze wystąpienie i poster studenta I lub II stopnia (zwanego dalej studentem),
  • b) Konkurs na najlepsze wystąpienie i poster doktoranta,
  • c) Konkurs na nagrodę publiczności.

2. O kwalifikacji do danego konkursu (pkt 1 lit. a. i b. Regulaminu) decyduje stopień studiów zadeklarowany przez autora prezentującego w formularzu rejestracyjnym.

3. Zasady przeprowadzenia konkursu dla doktorantów i studentów są takie same w zakresie opisanym w rozdziałach II i III niniejszego Regulaminu.

4. W każdym z konkursów uczestnicy konferencji rywalizują w dwu kategoriach:

  • a) prelekcja – wystąpienie ustne stanowiące prezentację wyników ich badań,
  • b) poster – plakat naukowy prezentujący wyniki ich badań.

5. W każdej z kategorii przyznawane są następujące nagrody:

  • a) zdobywcy pierwszego miejsca i wyróżnienia w każdej z kategorii wg oceny komisji (pkt 1 lit. a. i b.) przysługują nagrody rzeczowe,
  • b) zdobywcy pierwszego miejsca w każdej z kategorii wg oceny publiczności (pkt 1 lit. c.) przysługuje nagroda rzeczowa.

6. Autorzy nagrodzonych prac zobowiązani są do podpisania protokołu odbioru nagród. Nagrody nie podlegają wymianie na ich równowartość pieniężną.

7. Nad prawidłowością przeprowadzenia konkursu czuwa Przewodniczący (Koordynator) Komisji Oceniających wybierany przez Przewodniczącego Działu Nauki WSB “Symbioza”.

8. Członkowie, byli członkowie i członkowie wspomagający WSB Symbioza oraz osoby bezpośrednio zaangażowane w organizację konferencji:

  • a) nie podlegają ocenie komisji w konkursie na najlepszą prelekcję i poster,
  • b) nie głosują nad wyborem nagrody publiczności,
  • c) mogą zostać nagrodzone nagrodą publiczności.

II. Prelekcja – głosowanie komisji

1. Każda prezentacja oceniana jest przez trzyosobowy zespół obecny na sali.

2. Ocena prezentacji dokonywana jest na karcie oceny oraz w systemie elektronicznym.

3. Na prezentacje przeznaczone jest 10 minut i 5 minut na odpowiedź na pytania

4. Oceniane są trzy aspekty prezentacji:

  • a) Poziom merytoryczny (M)
  • b) Odpowiedź na pytania (P)
  • c) Strona techniczna (T).

5. W każdej kategorii osoba oceniająca może przyznać od 0 (najniższa ocena) do 100 (najwyższa ocena) punktów.

6. Punkty przeliczane są na ocenę łączną (OL) zgodnie ze wzorem:

OL=0,5*M+0,3*P+0,2*T

7. Oceny łączne członków komisji oceniającej są uśredniane dając ocenę końcową komisji (OKk).

8. Na podstawie ocen końcowych tworzona jest lista rankingowa komisji.

9.W przypadku remisu decydująca jest średnia ocena komisji przyznana za poziom merytoryczny wystąpienia.

10.Jeśli w dalszym ciągu nie udało się wyłonić zwycięzcy, decyzję podejmuje przewodniczący komisji oceniających w porozumieniu z przewodniczącym działu naukowego WSB Symbioza.


III. Poster – głosowanie komisji

1. Każdy poster oceniany jest przez jeden z dwuosobowych zespołów podczas sesji posterowej.

2. Ocena prezentacji posterowej dokonywana jest na karcie oceny oraz w systemie elektronicznym.

3. Osoba prezentująca poster ma 3 minuty, aby zaprezentować go komisji oraz około 2 minut na odpowiedź na pytania komisji.

4. Oceniane są trzy aspekty prezentacji:

  • a) Poziom merytoryczny (M)
  • b) Sposób prezentacji (P)
  • c) Strona techniczna (T).

5. W każdej kategorii osoba oceniająca może przyznać od 0 (najniższa ocena) do 100 (najwyższa ocena) punktów.

6. Punkty przeliczane są na ocenę łączną (OL) zgodnie ze wzorem:

OL=0,5*M+0,3*P+0,2*T

7. Oceny łączne komisji oceniającej są uśredniane dając ocenę końcową komisji (OKk).

8. Na podstawie ocen końcowych komisji tworzona jest lista rankingowa komisji.

9. W przypadku remisu decydująca jest średnia ocena komisji przyznana za poziom merytoryczny posteru

10. Jeśli w dalszym ciągu nie udało się wyłonić zwycięzcy, decyzję podejmuje przewodniczący komisji oceniających w porozumieniu z przewodniczącym działu naukowego WSB Symbioza.

IV. Nagroda publiczności

1. Głosowania publiczności odbywają się na kartach do głosowania przygotowanych przez komisję oceniającą, które uczestnicy konferencji otrzymują podczas rejestracji, zgodnie ze wzorem:

  • a) prelekcja – biała ostemplowana karta do głosowania,
  • b) poster – barwna ostemplowana karta do głosowania.

2. Każdy głosujący wybiera maksymalnie trzy, jego zdaniem, najlepsze prelekcje i trzy najlepsze postery

3. Komisja skrutacyjna zlicza miejsca przyznane przez publiczność i przelicza je na punkty przeliczeniowe publiczności w następujący sposób:

  • a) pierwsze miejsce – 3 punkty,
  • b) drugie miejsce – 2 punkty,
  • c) trzecie miejsce – 1 punkt.

4. Punkty przeliczeniowe są sumowane i na ich podstawie powstaje lista rankingowa publiczności

5. W przypadku remisu wygrywa osoba, która uzyskała miejsce pierwsze na większej liczbie kart do głosowania.

6. Jeśli w dalszym ciągu nie udało się wyłonić zwycięzcy, decyzję podejmuje przewodniczący komisji oceniających w porozumieniu z przewodniczącym działu naukowego WSB Symbioza.

V. Ustalenia końcowe

1.Personalia członków komisji oceniających można poznać po zakończeniu konferencji

2. Oceny komisji oceniających są ostateczne i nie podlegają dyskusji.

3. Przeliczeniem głosów zajmuje się komisja skrutacyjna powoływana przez Przewodniczącego Działu Naukowego:

  • a) W skład komisji skrutacyjnej wchodzić mogą jedynie członkowie Warszawskiego Stowarzyszenia Biotechnologicznego „Symbioza” oraz osoby bezpośrednio zaangażowane w organizację konferencji,
  • b) Do obliczenia wyników można dodatkowo zastosować system elektroniczny. O wyborze i zastosowaniu systemu elektronicznego decyzje podejmuje Prezes Stowarzyszenia.

4. Próby wywierania nacisku na komisje oceniające skutkują dyskwalifikacją uczestnika z konkursu na najlepszą prelekcję i poster.

5. Stwierdzenie plagiatu powoduje dyskwalifikację uczestnika z konkursu na prelekcję i poster oraz powiadomienie odpowiednich organów zgodnie z polskim prawem.

6. W przypadkach nieujętych niniejszym regulaminem i wszelkich kwestiach spornych decydujący głos ma zarząd Warszawskiego Stowarzyszenia Biotechnologicznego „Symbioza”.